Un software de control de asistentes a eventos tienen mucho en común con un software de fidelización de clientes, así que los hemos agrupado. De esta forma puede decidir usar uno u otro o los dos (módulos).
Este software está en constante evolución al enriquecerse de las necesidades que de forma general nos plantean nuestros clientes.
Aspectos comunes de los dos módulos:

•   Fichas de alta de clientes o de asistentes
•   Imprimir tarjetas para clientes o de asistentes (de fidelización y/o acreditativas). Con o sin código de barras.
•   Algunos informes.
•   Los informes son exportables a Excel.
•   Los listados de clientes o asistentes son importables desde Excel.
•   Capturar fotografías (con una web cam).

Otras utilidades:

•   Control de pagos de mensualidades de socios.
•   Servicio de personalización de tarjetas (plásticas o de cartulina).

Módulo de control de asistentes a eventos:
Orden de acciones:
1. Dar de alta un evento.
2. Dar de alta las familias de los asistentes.
3. Importar de Excel o meter a mano la relación de asistentes con sus datos.
4. Indicar si deben pagar una entrada o es entrada libre.
Familias que normalmente se usan:

•   Conferenciantes
•   Invitados que irán a la conferencia A
•   Invitados que irán a la conferencia B
•   Invitados que irán a la conferencia C
•   Expositor
•   Prensa Televisión
• Prensa Radio
•   Fotógrafos
•   Conferenciantes
•   Traductores
•   etc... (añadible familias desde el software)

Se podrá imprimir una tarjeta personalizada (ya que tiene enlace a la base de datos de Excel ó la base de datos de Excel ha sido importada al software y se manda a imprimir todas las tarjetas de la base de datos o aquellas punteadas (señaladas en el propio software). El lugar donde imprimir los datos de la personalización son libremente colocables, y funciona la herramienta de fuentes del Windows (color de la letra, tipo de fuente, tamaño, cursiva, negrita,...). El software le permite seleccionar imágenes que podrá de fondo en una tarjeta sobre el cual se personaliza (con los datos que se deseen (nombre apellido, familia (prensa, conferenciante, traductor,...), número correlativo.

Las tarjetas pueden imprimirse con un código de barras. Y mediante una pistola lectora de código de barras (que puede conectar), leer la tarjeta cada vez que el invitado entra y sale de la sala. De esta forma el software totaliza tiempo de permanencia en el evento.
El día del evento, Vd. se lleva el PC portátil y una impresora de tarjetas plásticas.

Vd. se colocará en la entrada del lugar de celebración del evento y según vayan llegando los asistentes, lo localiza en el software e imprime la tarjeta (personalizada), así queda automáticamente registrada la asistencia.
Vd. regresará a su oficina con el PC portátil. E imprime en papel la relación de asistentes (que asistieron efectivamente), a éstos solamente les enviará un certificado de asistencia, un diploma de asistencia, o una carta de agradecimiento de asistencia,...
Otra opción es ya ir al evento con las tarjetas ya impresas, pero quedarán desperdiciadas las tarjetas de los que dijeron que asistirían y no asistieron al evento.

A veces se enumeran las tarjetas, y se pueden hacer sorteos (que ofrecen otras empresas).
Previo al evento el ususario puede ir dando de alta todas las personas que quiere invitar y según éstas le vayan confirmando que van a asistir, en este software irá punteando (los que expresamente han confirmado asistencia). O según le vayan llamando Vd. en el software los va dando de alta. Puede imprimir todas las tarjetas en la oficina o en el propio evento según vayan llegando los invitados. Junto al nombre del invitado una columna titulada "Ha pagado"? de tal forma que ahí se ponga si esa persona a pagado ya la entrega, el billete o un donativo para asistir al evento. Los informes (reports) son exportables a excel. Estos son ordenables por orden alfabético, DNI, donativo, orden de llegada, etc...

Pueden darse alta (abrirse) nuevos eventos: se le da un nombre a cada uno. Con este software hoy se coordina el congreso de podólogos y pasado mañana el de farmacéuticos y pasado mañana en mi oficina abro un evento y luego otro para imprimir los informes de cada uno y estudiarlos,... Los emails son también exportables como todos los datos introducidos en la ficha de alta, a excel.

Debajo de cada informe hay un resumen de totales:

• Aforo de las salas disponible:
• Invitados al evento:
• Asistieron al evento:
• Total pagado por los invitados:
• Se les ha enviado carta de agradecimiento por asistir al evento:

Si (fecha de envío) / No Los listados que genere con el software: de invitados confirmados, de los que si o no asistieron, el tiempo de permanencia en el evento de cada asistente, etc… son exportables a Excel.

Módulo de de fidelización de clientes:

Básicamente un software de fidelización de clientes sirve para fidelizar clientes. Se dan de alta los clientes introduciendo los datos en el software.

Se le imprime una tarjeta que se entrega al cliente con la imagen corporativa del negocio y un número en formato de código de barras y debajo dicho número (por si no tiene el escaner oporativo). Se debe introducir el tipo de canje.

Ejemplo:

Se pone que el tipo de canje es de un 4%. Esto significa que por cada euro que consume en su negocio, al cliente se le regala 4 céntimos. El dinero que el cliente acumula es aprovechable cuando sume un total superior a la cantidad que Vd. decida.

Cada vez que el cliente venga al negocio, se lee su tarjeta para apuntar su consumo.

Queda así registrado:

el cliente, la hora a la que ha venido, cuanto ha consumido y el día. A partir de estos datos, el software va enriqueciendo su base de datos, a partir de la cual se generarán estas estadísticas y de éstas, los informes:

•  Número de clientes. Ø Listado de clientes con tarjeta ordenados por: o orden alfabético o orden de facturación (entre fecha y fecha) o orden de fecha de alta o DNI o etc...
•  Listado de clientes que me han dejado de comprar desde fecha ___/___/___.
•  Listado de clientes que me han reducido su consumo respecto a la media de los X meses anteriores en un X%.
• Diferencias porcentuales entre el consumo de cada cliente respecto al mismo mes el año anterior.
• Diferencias porcentuales entre el consumo de cada cliente entre el mes pasado y el actual.

Mediante los informes del software podrá detectar los clientes que están reduciendo su consumo o que desde hace mucho no compran, a estos les puede lanzar una Oferta puntual y sólo para esta selección de clientes: esta es la principal utilidad de un Software de fidelización de clientes, el poder detectar los que se pierden para procurar recuperarlos.